Sua organização está pronta para WFH permanente?

À medida que a pandemia acelera a adoção do trabalho remoto, organizações grandes e pequenas estão percebendo que as tarefas que costumávamos presumir que deviam ser feitas no local podem, na verdade, ser feitas remotamente. Muitas empresas, incluindo Twitter e Facebook, estão mudando para tornar certas funções permanentemente remotas. Embora isso não funcione para todos, há várias vantagens em transferir pelo menos parte de sua força de trabalho para posições virtuais permanentes.


Em primeiro lugar, a contratação apenas da mão de obra local é inevitavelmente restritiva. Os americanos trabalham em um raio de 16 milhas do escritório, em média, e cerca de 98% moram a menos de 50 milhas de seus escritórios. CEOs das principais organizações totalmente remotas citam o acesso a talentos distribuídos como uma vantagem competitiva chave. Da mesma forma, o sucesso de muitas empresas de tecnologia do Vale do Silício foi atribuído em parte aos ricos reservatórios de talentos locais. Imagine se sua empresa - não importa onde esteja localizada - pudesse acessar o pool de desenvolvedores do Vale do Silício, o quadro de engenharia de Detroit ou o talento financeiro de Londres.


Em segundo lugar, oferecer opções de trabalho remoto pode ajudá-lo a atrair e reter talentos competitivos. Como parte de nossa pesquisa para este artigo, conduzimos uma série de entrevistas com executivos seniores de vários setores para entender melhor como suas empresas estão lidando com a pandemia. Em uma entrevista, um executivo lamentou que sua empresa não pudesse contratar uma determinada líder de marketing talentosa para um escritório com sede na Filadélfia porque ela queria permanecer em Columbus, Ohio. Essa não é uma conta isolada. Um estudo recente descobriu que as pessoas estão dispostas a abrir mão de até 8% de seu salário pela oportunidade de trabalhar em casa.


Terceiro, trabalhar remotamente pode economizar muito tempo. De acordo com o Censo dos EUA de 2017, antes da pandemia, os americanos gastavam mais de 52 minutos todos os dias, em média, indo e voltando do escritório. Os números eram ainda piores em áreas metropolitanas congestionadas: variavam de uma hora e 12 minutos em Nova York a duas horas em Jacarta. Com base nessas estimativas, mudar para o trabalho remoto poderia liberar o equivalente a 28 a quase 50 dias de trabalho por ano por funcionário. Nas palavras de um executivo de vendas que entrevistamos: “Em vez de passar três horas dirigindo de e para o site de um cliente para uma reunião, posso ter cinco reuniões e provavelmente causar cinco vezes o impacto nas vendas”.


Claro, pode levar algum tempo para fazer a transição de sua força de trabalho. Ao avaliar as oportunidades para cargos remotos permanentes, considere as seguintes etapas:


Mapeie as tarefas críticas e as competências necessárias. Não se fixe nas funções existentes, que geralmente são aglomerações dessas tarefas. Em vez disso, pense nas principais tarefas e responsabilidades. Por exemplo, um analista de marketing pode coletar e analisar dados, criar pesquisas de mercado, avaliar dados demográficos-alvo e avaliar a eficácia dos canais de marketing.


Ao criar suas listas, não se limite às tarefas atuais; antecipar as necessidades futuras. Determine quais competências você tem hoje e onde existem lacunas. Considere o feedback do cliente, dados de avaliação de desempenho e métricas de desempenho objetivas. Não se contente com a mediocridade; identifique o nível ideal de competência que você gostaria para cada tarefa. Depois de saber quais competências você precisa, você pode começar a pensar sobre quais funções podem ser adquiridas localmente e quais precisarão ser remotas para atrair talentos competitivos e mais evasivos.


Avalie os custos e benefícios. Combine as análises acima com os custos estimados de mão de obra no local versus mão de obra remota. Ao fazer esses cálculos, lembre-se de levar em consideração a redução das despesas imobiliárias. Um dos executivos que entrevistamos disse que daqui para frente, “A necessidade de espaço será diferente ... Cada dólar que gasto em imóveis não gasto com meu pessoal, tecnologia e construindo relacionamentos com clientes”. No entanto, o trabalho remoto pode exigir gastos significativos em tecnologias de suporte, juntamente com reuniões ou retiros pessoais periódicos da equipe.


Reestruture empregos para trabalhar como posições remotas de longo prazo. A maioria dos trabalhos não é otimizada para trabalho remoto - pelo menos não ainda. Em ambientes virtuais, você geralmente precisa contar com comunicação atrasada e assíncrona. Você perde a capacidade de comunicação face a face espontânea quando não pode mais conversar com colegas de equipe apenas parando na mesa deles. O trabalho remoto torna mais fácil perder as nuances sócio emocionais comunicadas por meio de pistas não-verbais (gestos, posição do corpo) e pistas paralingüísticas (tom, ritmo, altura), tornando a colaboração especialmente difícil. Para superar esses desafios de comunicação e coordenação, concentre-se em construir hierarquias mais claras e processos organizacionais formais. Não hesite em colocar a caneta no papel para esboçar descrições de trabalho mais detalhadas e linhas de relatórios, juntamente com diretrizes sobre como realizar o trabalho. Envolva seus funcionários no processo para capturar seu conhecimento e criar um senso compartilhado de propriedade. E, sempre que possível, estruture equipes e tarefas de forma que os funcionários em uma determinada tarefa sejam todos remotos ou pessoalmente. Equipes híbridas com funcionários remotos e no local podem enfrentar os maiores desafios de comunicação.


Além disso, encorajar chamadas de vídeo, bem como reuniões mais curtas e frequentes para fornecer mais pontos de contato social, pode melhorar a colaboração remota. Investir em ferramentas e software para colaboração remota, como lousas virtuais, software de gerenciamento de projeto e webcams e microfones de alta qualidade, pode ajudar ainda mais sua equipe a enfrentar os desafios do trabalho remoto.


Minimize a coordenação desnecessária entre trabalhadores remotos. Cada organização - não importa como você a estrutura - terá inúmeras interdependências entre unidades ou equipes, onde os membros dependem uns dos outros para completar tarefas ou avaliar resultados. A maneira como você atribui tarefas a unidades distintas pode aumentar ou diminuir o número de interdependências e os custos de coordenação associados.


Claro, algumas interdependências são cruciais para os negócios e não podem ser evitadas. Por exemplo, as equipes de marketing e engenharia precisam conversar umas com as outras para criar produtos que sejam tecnicamente sólidos e valorizados pelos clientes. Mas outras interdependências podem ser desnecessárias e você pode tornar a vida das equipes remotas mais fácil, eliminando-as e reduzindo os custos de coordenação associados.


Uma organização com a qual trabalhamos havia recebido recentemente três atribuições principais para seus desenvolvedores Java remotos. Uma tarefa estava relacionada a melhorias no portal do cliente. Os outros dois eram focados na Covid: um exigia o desenvolvimento de um aplicativo para medir a densidade de funcionários no escritório para permitir o distanciamento social, enquanto o outro se concentrava no desenvolvimento de um aplicativo de rastreamento de contato para os funcionários da empresa para ajudar a tomar decisões informadas sobre quarentena.

Devido às interdependências significativas entre os dois projetos relacionados à Covid (além de estarem relacionados por tópicos, ambos dependiam da análise da localização dos funcionários com base em suas conexões de rede WiFi), rapidamente ficou claro que o desenvolvimento da densidade do espaço e do contato - os aplicativos de rastreamento precisavam ser atribuídos à mesma equipe, enquanto o projeto do portal do cliente, uma iniciativa autônoma, poderia ser atribuído a outra. A atribuição intencional de projetos interdependentes à mesma equipe simplificou a coordenação e permitiu um desenvolvimento mais rápido e eficaz de todos os três projetos.


É claro que algumas funções podem ser mais difíceis de transformar em posições remotas do que outras. A maioria de nós provavelmente preferiria não ter uma operação realizada por um cirurgião trabalhando em casa ou que a polícia virtual chamasse uma cena de crime ativa. No entanto, os dias de ter uma equipe inteira no mesmo escritório ao mesmo tempo logo estarão - e talvez já sejam - no nosso passado. A rapidez e eficiência com que sua organização abraça o novo mundo do trabalho será fundamental para o seu sucesso durante a pandemia e depois dela.


Fonte: Harvard Business Review

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