Como fazer o trabalho ser menos estressante e mais envolvente para seus funcionários

Todos sabemos que o estresse em excesso é um risco à saúde. No entanto, não se fala muito sobre os efeitos que o desgaste provoca no desempenho profissional. O estresse torna as pessoas quase três vezes mais propensas a deixar seus empregos, impede, temporariamente, o pensamento estratégico e embota as habilidades criativas. Esse desgaste, então, é uma ameaça aos lucros da empresa, o que custa aos EUA mais que US$ 300 bilhões por ano em absenteísmo, rotatividade, menor produtividade e custos médicos, legais e de seguro.

Quanto mais as empresas perceberem isso, maior será o aumento do setor de bem-estar. No entanto, os benefícios para o indivíduo, como academia no local de trabalho e salas para tirar um cochilo, não são uma resposta ao problema. Em um estudo recente, pesquisadores viram que, embora haja uma expectativa de que os programas de bem-estar reduzam os gastos com saúde e absenteísmo dentro de um ano ou dois, em geral, isso não acontece. Esse estudo é mais um trabalho que sugere que tais programas não são tão eficazes como pensamos.

Pelo contrário; os empregadores precisam mudar as abordagens em nível de organização para a redução de estresse no trabalho, adotando abordagens que promovam o bem-estar do funcionário ao mesmo tempo que melhoram o desempenho do negócio. Embora pareçam irreais, não o são. Mais de uma década de experiência como consultora de uma clínica de psicologia e de liderança me ensinaram que prevenir o desgaste requer que o estresse seja reduzido no local de trabalho enquanto também melhora o engajamento do funcionário. Veja como fazer as duas coisas:

Crie um ambiente de trabalho que diminua o estresse.

Quando os funcionários são colocados em situações de grande estresse – seja devido a expectativas não muito claras, prazos irreais ou um local de trabalho errático – ficam sujeitos a entrar em um modo de fuga ou luta. Isso é algo que acontece com o nosso corpo, quando nos sentimos ameaçados. As partes primitivas e mais emotivas de nosso cérebro assumem, e a nossa capacidade de pensar em longo prazo, fazer estratégias, e inovar diminui. Se permanecermos nesse modo por muito tempo, vamos acabar nos desgastando. Para contrabalançar esse efeito, você precisa criar um ambiente de trabalho seguro e incorporar hábitos para reduzir o estresse nos fluxos de trabalho de sua equipe.

Aumente a segurança psicológica.

Se seus funcionários veem o local de trabalho como ameaça, então você não conseguirá construir a confiança de que sua equipe necessita para colaborar e inovar de maneira eficaz. No seu livro, The fearless organization, Amy Edmondson descreve três etapas para criar segurança psicológica. Primeiro, faça com que suas expectativas sejam óbvias e estabeleça objetivos claros para seus funcionários. Segundo, tenha a certeza de que todos sintam que são ouvidos, e que todos saibam que você quer eles se pronunciem. Você pode fazer isso ao convidar as pessoas para dar opiniões nas reuniões e realizar sessões de brainstorming, em vez de impor decisões de cima para baixo. Terceiro, desenvolver um ambiente de trabalho que seja ao mesmo tempo desafiador e seguro. Avise as pessoas que não há problemas se cometerem erros. Mostre reconhecimento a membros da equipe que pensem fora da caixa, e peça feedback dos seus funcionários regularmente para demonstrar que estão todos no mesmo barco.

Estabeleça intervalos de descanso regulares durante o dia de trabalho.

O cérebro humano consegue se concentrar por cerca de 90 a 120 minutos antes de precisar descansar. É por isso que você deve encorajar seus funcionários a deixarem a mesa de trabalho e se desligarem mentalmente das tarefas desafiadoras a cada duas horas. Sugira que saiam para fazer uma caminhada curta (especialmente se tiverem participado de uma série de reuniões demoradas), envie mensagens no calendário, lembrando-os de dar uma parada para um descanso, e sirva de modelo, dando o exemplo. Deixar a mente descansar e movimentar o corpo dará a sua equipe espaço mental de que precisam para ter um desempenho consistente.

Encoraje o uso de espaços privados, quando os membros da equipe tiverem que se concentrar. Escritórios abertos estão propensos a distrações, aumentam o estresse e diminuem a produtividade. Algumas vezes, há uma expectativa inerente de que os funcionários devam sempre estar disponíveis para reuniões imprevistas e discussões como resultado do formato do escritório. Se não houver um local privado para onde os funcionários possam ir para se concentrar ou relaxar, tente utilizar placas como “não perturbe” quando necessário, ou agende “hora de silêncio” quando as pessoas conseguem trabalhar.

Estabeleça limites em relação a horário fora de trabalho.

Equipes que não estão todas em um único local podem ter de trabalhar fora do horário tradicional de tempos em tempos. Contudo, a zona cinzenta entre tempo de trabalho e tempo pessoal é uma fonte significativa de estresse. Um estudo revelou que não é só responder e-mails que aumenta a ansiedade dos funcionários – mas, também, a expectativa de que têm de estar disponíveis para fazer isso fora do horário comercial. Para combater isso, estabeleça diretrizes claras e as siga. Envie e-mails e faça ligações após o horário de trabalho, somente se for urgente – e coloque metas altas.

Considere políticas de trabalho que sejam flexíveis

Se quiser uma equipe que se adapte, então você deve criar um ambiente de trabalho flexível. Dê a seus funcionários flexibilidade, permitindo que trabalhem em horários diferentes, levando em conta suas diversas necessidades. Realize reuniões individuais para entender essas necessidades e busque formas alternativas para as pessoas que estão lutando para conseguir um equilíbrio entre a vida pessoal e a profissional.

Crie engajamento com o funcionário

Dados reunidos em várias décadas confirmaram que o maior engajamento com o funcionário, ou a força da ligação mental e emocional que um funcionário sente em relação ao seu local de trabalho tem muitos benefícios – incluindo menos estresse, saúde melhor e satisfação no trabalho, bem como maior produtividade, permanência no emprego, e lucratividade.

Seja transparente.

Se os membros da sua equipe estiverem confusos quanto a como o seu trabalho está relacionado e atende aos objetivos de curto e de longo prazo da empresa, ficarão mais estressados e menos produtivos – especialmente em tempos de incerteza. Parte de seu trabalho é ajudá-los a ver o quadro macro, ou o papel que desempenham em ajudar a empresa a alcançar seus objetivos maiores. Embora você talvez não possa compartilhar tudo com sua equipe, você pode lhes dar as informações de que necessitam para entender como o trabalho deles contribui com a missão da empresa. Se estiverem curiosos a respeito de alguma coisa que você não pode compartilhar com eles, seja transparente sobre o porquê não. O seu objetivo é reduzir o estresse que acompanha a ambiguidade. Um estudo, que envolveu 2,5 milhões de equipes, revelou que, quando os gestores se comunicavam diariamente com seus subordinados, esses eram três vezes mais propensos a se engajarem nos projetos do que quando seus gestores não se comunicavam regularmente com eles. Ainda assim, somente 40% dos funcionários dizem estar bem-informados sobre os objetivos estratégicos da empresa.

Tenha a certeza de que as pessoas estejam nas funções certas.

Se os membros da equipe detestarem o que fazem, então naturalmente estarão menos comprometidos. Para assegurar que seu talento e pontos fortes estejam alinhados com as expectativas e as responsabilidades de suas funções, converse com cada um de seus subordinados com frequência. Essas conversas não precisam ser formais – converse com eles sobre suas paixões, interesses e objetivos. Utilize as informações que você conseguir reunir para atribuir projetos que considere ser significativos, e faça follow-up para garantir que dispõem das ferramentas que precisam para serem bem-sucedidos.

Dê o máximo de autonomia que puder.

Quando possível, dê a sua equipe controle sobre a gestão de seus projetos. Os funcionários são 43% menos propensos a sofrer níveis altos de esgotamento profissional quando podem decidir que tarefas realizar, quando realizá-las e quanto tempo gastar com cada uma. Para assegurar que alguém esteja pronto para trabalhar de maneira independente, um pesquisador sugere que, primeiramente, peça que ele se espelhe em você numa tarefa ou projeto e, então, permita que esta pessoa treine sob sua supervisão. Durante esse período, você poderá dar a ela feedback e avaliar se estará pronta para trabalhar de maneira independente.

Demonstre compromisso com o desenvolvimento e crescimento do seu funcionário.

Não fique muito preso ao seu talento. Embora a maioria das pessoas normalmente não seja promovida a cada um ou dois anos, elas devem sentir que você lhes concede frequentes oportunidades de aprendizado e crescimento. Algumas vezes isso pode até significar apoiar a mobilidade interna. Dê ao pessoal a chance de mudar de departamento, ou de seguir em frente na carreira, se for o próximo passo correto para isso. Seu compromisso para com o crescimento deles aumentará a sensação de confiança entre vocês.

Crie uma cultura de reconhecimento do valor.

Reconhecer em público o trabalho difícil e as contribuições dos membros da equipe diminui o sentimento de estresse e aumenta o sentimento de união e pertencimento. As pesquisas demonstram que as empresas que têm uma cultura de reconhecimento do valor têm um melhor desempenho e menos rotatividade do que aquelas que não têm essa cultura. Talvez, porque o apoio e o reconhecimento ajudem as pessoas a lidar com as exigências de trabalho, mostrando a elas que seus esforços são apreciados. As reuniões de equipe são uma grande oportunidade para destacar o desempenho excepcional. Gestos espontâneos que demonstram uma apreciação sincera também podem ser eficazes. Se seu funcionário fechar um novo negócio com um cliente, por exemplo, cumprimente-o publicamente. A Deloitte acrescenta que, se você criar uma cultura na qual os pares reconhecem e demonstram gratidão entre si, seus funcionários estarão mais propensos a se sentirem felizes e satisfeitos em suas funções.

Aprofunde o engajamento ainda mais ao incutir um sentimento de propósito.

Se a única coisa que motiva sua equipe a ir trabalhar for o pagamento do salário, seu desempenho sofrerá mais do que aqueles que têm um propósito no que fazem. Quando os funcionários relacionam o impacto de seu trabalho com o mundo real, tarefas diárias, que antes pareciam entediantes, ganham significado. Comece por ter um propósito para uma parte de seu plano de negócio. Mesmo se não estiver na declaração de missão da empresa, ajude sua equipe a entender, mostrando a eles o impacto que seu trabalho tem tanto dentro da empresa, em outros departamentos, como na sociedade, fora da organização. Você deve ainda compartilhar seu objetivo durante o recrutamento e buscar candidatos que o apoiem.

O desgaste e suas consequências, quando não reconhecidos, são prejudiciais ao bem-estar do funcionário e do desempenho do negócio. Para vencer essa epidemia cada vez maior e criar um ambiente de trabalho mais saudável, os líderes precisam se comprometer a mudar o que “o bem-estar no local de trabalho” pode parecer. Use essas medidas para sua orientação: se você for bem-sucedido, você irá não só reduzir o estresse do funcionário, como também criará uma força de trabalho mais feliz, funcionários mais produtivos e uma empresa melhor.

Natalia Peart, PhD, é psicóloga clínica & consultora executiva de liderança da Fortune 1000.

Peart trabalhou no Federal Reserve Board, 10o. Distrito, como psicóloga da John Hopkins, e CEO do Women’s Center for Advancement.

Peart também é autora de Future proofed: how to navigate disruptive change, find calm in chaos, and succeed in work & life.